Trong công tác quản lý, theo dõi một đối tượng nào đó, chúng ta sử dụng bảng excel. Trong đó có rất nhiều đối tượng cần theo dõi có thể lên đến hàng ngàn nội dung và nhiều hơn nữa. Để thuận tiện, trực quan, ta chỉ cần quan tâm đến một số đối tượng đến hạn hoặc gần đến hạn, dễ dàng nhận biết nhất chính là màu sắc. Tổng thể chung là màu trắng, nổi bật lên là màu vàng, màu đỏ cảnh báo sự quan tâm của bạn. Sự thay đổi màu này hoàn toàn tự động khi đến hạn.
Một ví dụ cụ thể như sau:
Chúng ta có bảng theo dõi công nợ khách hàng. Chúng ta muốn:
– Hôm nay là ngày 05/01/2024
– Bôi đỏ ô cell đối với đối tượng đến hạn phải thu (từ trước 1 ngày so với hạn)
– Bôi vàng ô cell đối với đối tượng chuẩn bị đến hạn phải thu (từ trước 4 ngày so với hạn)
Trình tự các bước thực hiện:
Bước 1: Con trỏ đặt tại ô cell D4 (trong ví dụ này) --> Home -->Conditional Formatting -->New rule
Bước 2: Trong mục New Formatting rule--> Use a formula to determine which cells to format
Trong mục Format values where this formula is true: Đánh công thức (Chú ý để ký tự có định $ đúng như dưới)
=($C4>$E4)*($D4-4<=TODAY())*($D4-1>TODAY())
Bước 3: Chọn Format -->Fill --> Chọn màu vàng trên bảng màu --> OK
Bước 4: Sau khi xong bước 3 có hộp thoại Conditional Formatting rules manager--> Chọn mục New rule (để thêm cảnh báo màu đỏ)
Bước 5: tương tự như bước 2:
Trong mục New Formatting rule--> Use a formula to determine which cells to format
Trong mục Format values where this formula is true: Đánh công thức (Chú ý để ký tự có định $ đúng như dưới)
=($C4>$E4)*($D4-1<=TODAY())
Bước 6: Chọn Format -->Fill --> Chọn màu đỏ trên bảng màu --> OK-->Ok
Bước 7: Con trỏ lúc này vẫn đang ở ô cell D4--> Phải chuột-->chọn biểu tượng cái chổi Format painter--> Quét bôi các vùng từ D5:D….. mà bạn muốn áp dụng
Chúc các bạn thành công!
